區分所有權人會議

壹、「會議」定義及規範的法源依據

有關「會議」定義及規範的法源,除另有其他法律規定外,得參 照內政部公布的《會議規範》(54.7.20 內民字第 178628 號)為依據
一、「第 1 條:3 人以上,循一定之規則,研究事理,達成決議,解決問題,以收群策群力之效者,謂之會議。」
二、第 98 條:各種會議得就實際需要,在不牴觸本規範之範圍 內,得另定議事規則施行之

「公寓大廈」會議 規範的依據
1.《公寓大廈管理條例》
2.  規約訂定或區分所有權人會議決議
3.《會議規範》

貳、公寓大廈會議規範事項的依據

在從事公寓大廈的會議籌辦及執行時,必需了解《公寓大廈管理條例》、規約及區分所有權人會議決議、《會議規範》等內容對會議事項的規定,理由說明如下:
一、《公寓大廈管理條例》
《公寓大廈管理條例》對區分所有權人會議 的定義、會別、召集人、會議通知、出席資 格、代理、開議及決議額數、重開議、 議案類別、會議紀錄等會議事項,均訂定明確的規範除了開議及決議額數授權區分所有權人會議可在規約明 訂修正外其餘的會議事項必需遵照辦理;所以,具備《公寓大廈管理條 例》所規範的相關會議知識,是籌辦及執行區分所有權人會議的必要條件。

二、規約訂定或區分所有權人會議決議
在籌辦及執行公寓大廈會議時,應了解規約及過去區分所有權人 會議決議的內容,以確認規約及區分所有權人會議對會議事項的相關修正及決議。

例如:
(1)區分所有權人會議的開議及決議額數
區分所有權人會議的開議及決議額數,法律授權可載明 於規約修正
(2)管理委員會的會議規範事項
有關管理委員會的會議規範事項,法律並無規定,會議 之規範事項全部授權予區分所有權人會議或規約自行 訂定,所以規約及區分所有權人會議決議,是在籌辦及執行管理委員會會議及其決議時的重要依據。

三、《會議規範》
《公寓大廈管理條例》相關法令、規約訂定或區分所有權人會議決議,未另行規定其他會議事項,則依據《會議規範》的規定辦理。在實務上,少數的商業大樓或要求嚴謹的大樓,以專業及知識份子為主要組成的管理組織,出席會議的成員可能是律師、法 官、教授、公司指派的主管、法務等,除此人員通常諳熟會議執行程序外,大多數住戶並不明瞭會議規範,故召集人或協助召開會議者就必需具備《會議規範》應用的知識了。

例如:區分所有權人會議的主席,一般實務上都是由召集人或主 任委員擔任,但若嚴格要求的話,如規約或區分所有權人會議會議通知等未予規定時,依《會議規範》第 15 條 的規定,「會議之主席,除各會議另有規定外,應由出席 人於會議開始時推選,如有必要,並得推選副主席 1 人或 數人。」

會議規範

壹、法律定義

區分所有權人會議:指區分所有權人為共同事務及涉及權利義務之有關事項,召集全體區分所有權人所舉行之會議。 【第 3 條第 7 款】

貳、召開會別 

一、第一次會
(一)新建的公寓大廈 (84.6.30 後取得建造執照) 建築物所有權登記之區分所有權人及其區分所有權比例合計均達半數以上時,起造人應於 3 個月內召開的區分所有權人會議。【第 28 條】
(二)既有的公寓大廈 (84.6.30 前取得建造執照) 第一次依公寓大廈管理條例第 55 條,由區分所 有權人互推 1 人為召集人所召開的區分所有權人會議。

二、定期會
區分所有權人會議每年至少召開定期會議一次【第 25 條】。但有些新建大樓因管理尚未進入軌道,或社區事務及活動頻繁而增加定期會次數,可依規約或區分所有權人會議決議辦理。

三、臨時會
區分所有權人會議的臨時會,符合下列任一項請求召開要件時,召集人必需依規定召開臨時會。【第 25 條】
(1)發生重大事故有及時處理之必要,經管理負責人或管理委員會請求者。
(2)經區分所有權人及其區分所有權比例合計均達 1/5,以書面載明開會之目的及理由請求召集者,不論會議事由是否為重大事故,召集人都必需依法召開。

四、重開議
區分所有權人會議的第一次會、定期會、臨時會等流會或議案未 獲致決議時,召集人得就同一議案召集會議。【第 32 條】

叁、召集人的產生方式及責任

一、法律指定產生
(一)由起造人擔任
新建公寓大廈,建築物所有權登記之區分所有權人及其區分所有權比例合計均 達半數以上時,起造人應於 3 個月內召 開區分所有權人會議。【第 28 條】 起造人可為自然人或法人:
A.自然人:起造人如僅為 1 人時,則為當然的召集人;但起造人如為多人時,則應互推 1 人擔任。
B.法人:起造人為法人時,如建設公司等, 得指派其經理人履行召集人的職務。 起造人召集會議的義務,若第一次流會時,必需重新召集一 次。 起造人已履行召集義務,未能成立管理委員會或推選管理負責人,如起造人具有區分所有權人資格時,則仍負有召集人義務, 若起造人不具區分所有權人資格時,應依規定由區分所有權人互推 1 人為召集人。

(二)由具區分所有權人身分的管理負責人、管理委員會主任委員或管理委員擔任已成立管理委員會或管理負責人時,具區分所有權人身分的管理負責人、管理委員會主任委員或管理委員,均得為區分所有權人會議的召集人。

二、推選產生
召集人由區分所有權人互推區分所有權人 1 人擔任時,應依下列 方式推選:
(一)無區分所有權人擔任管理負責人、主任委員或管理委員時, 始得由區分所有權人互推 1 人為召集人。
(二)召集人推選的程序,應有區分所有權人 2 人以上書面推選, 經公告 10 日後生效。被推選人為數人或公告期間另有他人被推選時,以推選之區分所有權人人數較多者任之;人數相同時,以區分所有權比例合計較多者任之。新被推選人與原被推選人不為同 1 人時,公告日數應自新被推選人被推選之次 日起算。推選人於推選後喪失區分所有權人資格時,除受讓人另為意思表示者外,其所為之推選行為仍為有效。[第 7 條]
(三)召集人推選的程序,是可以經由規約另行規定的。[第 7 條]

三、主管機關指定產生
(1)無法律指定的召集人及未辦理推選召集人時,區分所有權人得申請直轄市、縣(市)主管機關指定區分所有權人 1 人為臨時召集人。
(2)實務上,主管機關指定區分所有權人 1 人為召集人時,其指定的對象,為避免疑義,通常以區分所有權人名冊的順序指 派輪流擔任,而區分所有權人名冊的排序係依據使用執照所 附的門牌編號表為準。

四、召集人的代位及順位
(一)互推產生的召集人可取代主管機關指定的臨時召集人。
(二) 召集人為具區分所有權人身分的管理負責人、管理委員會主任委員或管理委員,可取代互推產生的召集人及主管機關指 定的臨時召集人。
(三)具區分所有權人身分的管理委員會主任委員的召集人,優先 於其他具區分所有權人身分的管理委員。

五、罰則
區分所有權人會議召集人、起造人或臨時召集人違反召集義務者, 由直轄市、縣(市)主管機關處新臺幣三千元以上一萬五千元以下罰鍰,並得令其限期改善或履行義務、職務;屆期不改善或不 履行者,得連續處罰。【第 47 條】

肆、會議通知

一、第一次會、定期會、重開議
(一)10 日前通知。
(二)書面載明開會內容。
(三)管理委員之選任事項
如果管理委員的選舉是在區分所有權人會議中舉行,管理委員之選任事項必需載明於會議通知並公告之,不得以臨時動議為之, 否則所作之選任無效。

二、臨時會
(一)非重大事故或急迫情事,需 10 日前通知。
(二)書面載明開會內容。
(三)有急迫情事得以公告 2 日以上為之。

伍、出席資格

區分所有權人會議的出席資格如下:
一、區分所有權人的出席權
(一)各專有部分之區分所有權人有一表決權, 即任一區分所有權僅有一個代表權;所以區分所有權為數人一專有部分者,應推舉 1 人代表行使權利。
(二)任一區分所有權人的人數計算(即一門牌算1個人)或區分所有權比例(專有部分面積/全大樓專有部分面積總和),任一項累計均不得超過全部總計的 1/5,超過部分不予計算。

二、代理人的出席權
區分所有權人因故無法出席區分所有權人會議時,得以書面委託他人代理出席;但任一受託人受託的區分所有權人的人數或區分所有權比例,均不得超過全體總數的 1/5,超過部分不予計算。 【第 27 條】

三、住戶的出席權
住戶應具備下列任一項資格時,始有出席權:
(一)經規約或區分所有權人會議決議同意住戶出席者。住戶出席是沒有表決權 的,但是否有發言權則可在規約或區分所有權人會議決議中自行規定。
(二)住戶接受區分所有權人委託出席者。
(三)住戶依據《公寓大廈管理條例》第 33 條規定,得出席區分所有權人會議陳述對於設置廣告物、無線電基地台等類似強波發射設備或其他類似行為之意見,但無表決權。

陸、開議決議額數 【第 31 條】

一、開議決議額數
(一)開議額數為應出席數的 2/3 以上。
(二)決議額數的同意數為出席數的 3/4 以上 開議決議額數的計算,應包括區分所有權人數及區分所有權比例 兩項。
區分所有權人會議的開議及決議額數得於規約中修訂。

二、額數計算的限制
(一)任一區分所有權人的區分所有權人數或區分所有權比例,任一項累計均不得超過全體總數的 1/5,超過部份不予計算。不予計算部份,在總計時,分子扣除不予計算的額數,分母也需同時扣除。
出席額數計算的限制
例如:甲社區使用執照編訂 100 個門牌,全部共有 100 戶。
狀況:A 先生買了 25 戶,擁有 25 戶的所有權。當 A 先生出席區權會時,只能以 20 戶(1/5)計算表決權,超過 1/5 的部分(5 戶)則不予計算。 而區權會總表決人數(分母)原為 100 戶也必須扣除 5 戶,以 95 戶計 算。

(二)任一出席代理人受託的區分所有權人數或區分所有權比例,任一項累計均不得超過全體總數的 1/5,超過部份不予計算。不予計算部份,在總計時,分子扣除不予計算的額數,分母不需同時扣除。
出席額數計算的限制
例如:甲社區使用執照編訂 100 個門牌,全部共有 100 戶。
狀況:D 小姐持有甲社區內不同區分所有權人的出席區權會委託書共 計 25 戶,因受委託者最多只能接受 1/5(即 20 戶)的委託,超過的 5 戶則不予計算,但總表決人數(分母)仍以 100 戶,分母不需同時扣除。

(三)區分所有權人同時為其他區分所有權人委託的代理人,本人 及代理的區分所有權人數或區分所有權比例,應將本人的額數及代理的額數兩部分分開計算。
出席額數計算的限制
例如:甲社區使用執照編訂 100 個門牌,全部共有 100 戶。
狀況 1:B 先生自己有 15 戶的所有權,接受擁有 10 戶的 C 小姐委 託出席。 B 先生自己的及接受委託應分別計算,經分別計算均未超過 1/5,故 B 先生的表決權共計 15+10=25 戶,但區權會總表決人數(分母)仍為 100 戶。
狀況 2:若 A 先生(擁有 25 戶)持 E 先生(擁有 25 戶)的委託書出席區權會。 A 先生可代表的表決權為:A 的 20 戶(5 戶不予計算)及 E 的 20 戶(5 戶不予計算)。 但表決總人數則為 100-(A 不予計算 5 戶及 E 不予計算 5 戶)=90 戶。

三、開議決議額數的修正
區分所有權的開議決議額數,得依規約另行訂定之【第 23 條】。 實務上,常見將法定開議的 2/3 及決議 3/4 的額數,修正降低至開議 1/2 及決議 1/2 的額數;甚至修正僅計算區分所有權人數, 而刪除區分所有權比例的計算;但開議決議額數的修正,務必要載明於規約始生效力。

柒、重開議

一、重開議的適用
區分所有權人會議的第一次會、定期會、臨時會等均適用重開議的規範。 無論開議額數是否經過規約修正,均適用重開議的規範。

二、重開議的要件
(一)流會
無論開議額數是否經過規約修正,只要區分所有權人會議未達開議額數時,即可辦理重開議。 (二)議案未獲致決議
A.已達開議額數開議,但於會議進行期間經清點人數或(及)比例時,因未達開議額數而宣布散會,會議中未經表決的議案即屬未獲致決議。
B.已達開議額數開議,但會議出席額數未達特別議案的約定可決議額數時,該特別議案即為未獲致決議的議案。

三、重開議的議案
重開議必須為同一議案,不得有任何增刪 或修正;所謂同一議案是指流會未開議的全部議案,或未獲致決議的全部議案。

四、重開議的法定程序

重開議的程序是法定程序,除重開議出席 人數授權規約得予修正外,其他事項不得修正或刪改,辦理程序如下【第 32 條】 :
(一)會議通知
應依規定 10 天前書面通知。
(二)開議及決議事項
重開議的開議及決議額數計算應包括區分所有權人數及區分所有權比例兩項;經重開議的決議事項尚不可執行。

A.區分所有權人數:開議應有區分所有權人 3 人以上並 1/5 以上,但得在規約中另行修正;決議額數為出席數的 1/2 以上,不得修改。
B.區分所有權比例:開議額數為應出席數的 1/5 以上,決議額數為出席數的 1/2 以上,開議及決議額數均不得修改。

(三)決議成立
決議事項於會後15日內作成會議記錄送達各區分所有權人並公告之,若 7 日內未有超過 1/2 以上的區分所有權人數及區 分所有權比例的書面反對表示,決議視為成立。

(四)決議成立後的送達及公告 決議成立後 10 日內再以書面送達全體區分所有權人及公告。

捌、議案種類

一、必須經區分所有權人會議決議始生效力的事項
法規對決議事項未明訂標準或對事項 的可否規定,必需經由區分所有權人會議決議或於規約中自行訂定。
(一)規約之訂定或變更。【第 3 條】
(二)公寓大廈外圍,包括周圍上下、外 牆面、樓頂平臺及不屬專有部分之防空避難室,其變更構造、顏色、 設置廣告物、鐵鋁窗或其他類似之行為之限制決議及報備。【第 8 條】
(三)共用部分及其相關設施之拆除、重大修繕或改良。【第 11 條】
(四)危害公共安全之重建及重建建造執照之申請名義。【第14條】
(五)開放空間及退縮空地,在直轄市、縣(市)政府核准範圍內供營業使用。【第 16 條】
(六)公共基金繳納規定與運用。【第 18 條】
(七)訴請法院強制住戶遷離。【第 22 條】
(八)訴請法院命區分所有權人出讓其區分所有權及其基地所有權 應有部分。【第 22 條】
(九)非封閉式之公寓大廈集居社區,其地面層為各自獨立之數幢建築物,且辦公、商場出入口各自獨立,住家、辦公、商場分開成立管理組織。【第 26 條】
(十)主任委員、管理委員之選任、解任、權限與其委員人數、召 集方式及事務執行方法與代理規定。【第 29 條】

二、法規授權可由區分所有權人會議決議修正的事項法規對決議事項訂有明確標準及規定;但授權規約或區分所有權 人會議另有訂定從其規定的事項。
(一)管理維護費用分擔方式。【第 10 條】
(二)召集人、管理委員、主任委員及管理負責人任期。【第 29 條】
(三)非區分所有權人之住戶參與管理委員會被選舉權之限制。 【第 29 條】
(四)管理委員會或管理負責人書面授權管理服務人執行職務範圍。 [第 11 條]

三、未經辦理決議不生效力的事項
法規對決議事項,在決議前必需完成辦理一定程序的規定事項,否則決議不生效力。
(一)管理委員之選任事項,應在開會通知中載明並公告之,不得以臨時動議提出。【第 30 條】
(二)專有部分經依區分所有權人會議約定為約定共用部分者,應經該專有部分區分所有權人同意。【第 33 條】
(三)公寓大廈外牆面、樓頂平臺,設置廣告物、無線電台基地台等類似強波發射設備或其他類似之行為,設置於屋頂者,應經頂層區分所有權人同意;設置其他樓層者,應經該樓層區分所有權人同意。該層住戶,並得參加區分所有權人會議陳述意見。【第 33 條】
(四)約定專用部分變更時,應經使用該約定專用部分之區分所有權人同意。【第 33 條】

玖、會議紀錄

一、區分所有權人會議應作成會議紀錄,載明開會經過及決議事項,由主席簽名,於會後 15 日 內送達各區分所有權人並公告之。【第 34 條】

二、會議紀錄,應與出席區分所有權人之簽名簿及 代理出席委託書一併保存【第 34 條】。備供閱覽及影印【第 35 條】及列為移交的文件。

三、重開議應依規定時程送達及公告,並記錄保存備查。

四、涉及管理委員會或管理負責人的組織成立及變更時,會議紀錄為報備的檢附資料。

「區分所有權人會議」 會議紀錄
1.主席簽名
2.15日內送達及公告
3.保存備查
4.報備

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