組織規範制定的事項

公寓大廈成立管理委員會者,應由管理委員互推一人為主任 委員,主任委員對外代表管理委員會。主任委員、管理委員 之選任、解任、權限與其委員人數、召集方式及事務執行方 法與代理規定,依區分所有權人會議之決議。但規約另有規 定者,從其規定。【第 29 條第 2 項】

管理委員會組織規範的事項,是管理委員會運作的依據。

(一)管理委員總名額(人數)

1.管理委員人數的下限
基於會議的定義,最少要達 3 人以上
2.管理委員人數的上限
管理委員的人數,最多幾人並無上限,視公寓大廈的規模及需求而定
3.管理委員人數的奇數或偶數
管理委員的人數定為奇數或偶數均可,視公寓大廈的實際限制狀 況及需求而定。

例如:由偶數棟數所組成的社區,以每棟分配推選同額的管理委 員,其結果必為偶數,偶數管理委員組成的管理委員會在實務上相當普遍。

(二)管理委員席次分配名額

對於規模較大,如戶數多、棟數多, 或是複合使用的建築大樓,如住辦、住商、 多用途停車空間等,都可以將管理委員的 人數,採用分層分區分棟等分配方式 予以限制,管理委員席次分配名額有下列 的優點:
1.簡化管理委員的選任
採用分層、分區、分棟等限制管理委員席次分配名額,在選任管理委員時無論是否在會議中推選都可配合由各分層分區分棟等分別辦理以簡化選任的作業; 此種方式在大規模的社區最常運用。
2.會議獲得的意見較具代表性
管理委員是來自各分層、分區、分棟的代表所組成,對於事務討論及決策,都能夠因此而表達不同立場的意見。
3.管理委員會較不易被操控
實施管理委員席次分配名額,即對於各分層、分區、分棟等的管 理委員給予保障名額,增加了有心人士運作操控管理委員產生及 管理委員會決策的困難度。
4.弱勢群體的保障
對於某些不容易表達其意見,或群體人數較少而權益較容易被忽略的特定所有權人或使用人,可另給予管理委員的名額保障,實務上最常見的就是停車場區域的管理委員代表及承租人的管理 委員代表

(三)分區管理的約定
對於規模較大,如分期分區開發的大型社區或是複合使用的建築大樓,如住辦、住商、多用途停車空間等;可依條例第 26 條, 辦公、商場部分分別成立管理委員會,若無法符合或不欲依條例第 26 條規定辦理,可在規約或組織章程中明訂由各分區管理方式。分區管理有下列優點:

1.達到分工管理的功能
明確劃分分區管理的權責;管理委員會僅對於有關整棟大樓或整個社區的共同事項及財務事項,作協調及決策管理,而有關不同使用屬性的區域明訂由各分區管理的管理委員及其權責範圍, 以達到分工管理的功能。

例如:
*大型社區以第一期、第二期、第三期等為分區。
*複合使用大樓以住宅區、辦公區、商場區等為區分。
*複合社區以別墅區、公寓大樓區、商店街區等為區分。

2.減少管理運作的衝突
不同使用型態的區域,其管理方式、使用管制時段、管理維護費用 的收支等均有不同的需求,以分區管理方式管理其所屬區域的事務可減少因不同區域使用差異所引起管理運作的衝突

(四)管理委員選任資格之特別限制

1.除區分所有權人會議之決議或規約另有規定外,法律給予住戶有權被選任為管理委員的資格,應特別注意的事項如下
(1)公寓大廈之住戶非該專有部分之區分所有權人者,除區分所有權人會議之決議或規約另有規定外得被選任推選 為管理委員主任委員或管理負責人。 【第 29 條】
(2)每一區分所有權(即每一戶)的每一位住 戶,均可同時被選任為管理委員
(3)區分所有權人無論是否居住在大樓內均視為當然的住戶得擔任管理委員
(4)僅取得停車空間建築物所有權者,亦屬住戶。
(5)無權占有者僅有住戶的義務無住戶之權利

2.實務上,在規約或組織章程中訂定選任管理委員資格的限制

例如:
(1)管理委員必需為區分所有權人。(住宅大樓採用較多)
(2)主任委員、財務委員及監察委員必需為區分所有權人。 (商業大樓採用較多)
(3)每一區分所有權(即每一戶)僅限當選一位管理委員。
(4)管理委員的選任,1/3 席次由前屆管理委員中選任另 2/3 席次由全體區分所有權人中選任
(5)由居住於本大樓的區分所有權人中選任。
(6)規約範本建議『主任委員、副主任委員、監察委員及 財務委員,由具區分所有權人身分之住戶任之,其他 管理委員由住戶任之。』

(五)管理委員選任方式

1.輪流擔任
管理委員的產生,可以在規約或組織章程明訂採取輪流擔任,以減少辦理選任的作業及更符合公平原則。

2.互推產生
互推是選任方式之一,只不過互推是以舉手公告等方式作意思表示,而不是用選票

3.選舉產生
選舉是以選票為工具,以投票產生管理委員的方式。 辦理選舉應注意下列事項:
(1)選舉不一定要在區分所有權人會議中舉行
(2)除非規約或組織章程另有規定〃否則以相對多數得票即為當選
(3)配合管理委員席次的分配名額及選任資格的限制等其他規定 事項辦理。
(4)規約範本建議的選任方式
『A.委員名額未按分區分配名額時採記名單記法選舉,並以獲出席區分所有權人及其區分所有權比例多者為當選。 B.委員名額按分區分配名額時,採無記名單記法選舉,並以獲該分區區分所有權人較多者為當選。』

(六)管理委員職位之分配名額

1.主任委員的名額
管理委員互推 1 人為主任委員,主任委員對外代表管理委員會。

2.管理委員的職稱及名額 除主任委員以外,管理委員的職稱及各種職務的人數並無規定, 得視各公寓大廈的實際需要明訂於規約或組織章程中。

規約範本另置副主任委員、財務委員、監察委員。 而實務慣常使用的職稱如下:
(1)主任委員(法定使用)
(2)副主任委員(慣常使用)
(3)財務委員(慣常使用)
(4)監察委員(慣常使用)
(5)其他事務性職稱(選擇使用)

例如:*安全委員 *機電委員 *環保委員 *文康委員、活動委員 *公關委員 *法務委員

(七)管理委員職位之選任方式

1.主任委員的選任方式
主任委員的選任方式,依法由管理委員互推 1 人擔任,但依區分所有權人會議之決議、規約另有規定者從其規定。 規約範本建議『主任委員由管理委員互推之。』

2.管理委員職位的選任方式
除主任委員以外,管理委員其他職位的選任方式尚無規定,但需明訂於規約或組織章程中以供遵循,實務上有下列選任方式可供採用:
(1)由管理委員相互推選
(2)授權由主任委員指派
(3)規約範本建議副主任委員、監察委員及財務委員『由主任委 員於管理委員中選任。』

(八)管理委員職位選任資格之特別限制

1.限區分所有權人資格擔任的職位
在辦理管理委員職位的選任時,應再詳細確認管理委員是否符合 《公寓大廈管理條例》、規約或組織章程的選任資格,如果容許非區分所有權人的住戶可被選任為管理委員時,應同時確認管理 委員會中的職務(位),是否必需為區分所有權人資格的限制。

例如:主任委員、財務委員及監察委員必需為區分所有權人。

2.限具相關經驗及條件資格擔任的職位

例如:
(1)擔任監察委員職位者,必需具備曾經擔任過管理委員的經驗。
(2)擔任事務性委員(如安全、機電、環保)者,必需具備該項業務的相關知識

3.其他職位選任資格的特別規定。

例如:
(1)某社區由三棟大樓組成,組織章程中明訂主委、監委及 財委必需分別由三棟大樓的委員輪流擔任,即主委、監 委及財委的任一職位不得連續由同一棟大樓選任的委員擔任
(2)規約範本建議『主任委員、副主任委員、監察委員及 財務委員之消極資格,有下列情事之一者,不得充任主任委員、副主任委員、監察委員及財務委員,其已充任者即當然解任

一、曾犯詐欺、背信、侵占罪或違反工商管理法令, 經受有期徒刑一年以上刑期之宣告服刑期滿尚 未逾 2 年者
二、曾服公職虧空公款,經判決確定,服刑期滿尚未 逾 2 年者
三、受破產之宣告,尚未復權者
四、有重大喪失債信情事,尚未了結或了結後尚未逾 2 年者
五、無行為能力或限制行為能力者。』

(九)管理委員之任期

1.管理委員任期的限制
管理委員、主任委員及管理負責人之任期,依區分所有權人會議或規約之規定,任期 1 至 2 年;但區分所有權人會議或規約未規定者,任期 1 年。

2.管理委員連任的限制
(1)有連任限制的管理委員
主任委員、管理負責人、負責財務 管理及監察業務之管理委員,屬於有連任限制的一類擔任有連任限制的管理委員無論任何職稱(位)連選得連任 1 次

例如:
1.擔任一屆主委後再擔任一屆財委或監委即已屬於連任。 擔任有連任限制的管理委員已連任過 1 次後,可繼續選任為無連任限制的管理委員。
2.連任是以任期是否連續來認定,同一任期的管理委員, 任期間無論解職或遞補均視為同一任。 連續獲選任為第一任及第二任主任委員,但在第二任任期屆滿前因故解職,由他人遞補主任委員職務,則解職及遞補的主任委員,均屬同一任期並視同一任第三任被選任時仍受有連任的限制

(2)無連任限制的管理委員
除主任委員、管理負責人、負責財務管理及監察業務之管理委員,屬於有連任限制的一類外,其餘管理委員連選得連任,且無連選連任次數的限制。

3.管理委員遞補的任期
(1)個別管理委員任期未屆滿出缺遞補其任期應為該屆剩餘的任期
(2)管理委員任期未屆滿而全體管理委員解職時新任管理委員的任期若區分所有權人會議決議的規約或組織章程中訂明任期起迄日期,任期則為剩餘期間,若未予規定時,新任的管理委員任期為重新起算
(3)管理委員遞補的任期無論期間長短均視為一任

4.管理委員的任期屆滿
管理委員任期屆滿未再選任自任期屆滿日起視同解任

(十)管理委員之報酬

1.所得報酬
實務上,管理委員是無報酬的義務職居多,但因屬委任關係,受 任人即管理委員處理受委任事務,應負與處理自己事務為同一之注意義務,違反者即具體之輕過失責任。如果要給付報酬應載明於規約或組織章程中,有些管理委員雖謂義務職,但有以交通 費出席費車馬費津貼等名目實質給付其實已經構成所得; 一旦構成所得,在法律上就會產生對價關係的責任,此種受有報酬之委任,受任人應以善良管理人之注意為之,即對於抽象之輕過失亦應負責,故若有業務過失其責任較重

2.替代報酬
管理委員不支領任何名目的給付,而以特別的權利作為替代或補償管理委員的為公付出,雖不屬所得但仍屬受有報酬之委任。 較常採用的方式如下:
(1)管理費折扣
(2)公共設施的優惠(折扣或免費)使用或優先使用
(3)憑單據限用途及限額報銷費用

(十一)管理委員(會)職權及限制

1.屬法律的授權事項
管理委員會的職務,在《公寓大廈管理條例》 第 36 條明文規定,其職權來源是經由法規 授權行使。

※《公寓大廈管理條例》第 36 條: 『管理委員會之職務如下:
一、區分所有權人會議決議事項之執行。
二、共有及共用部分之清潔、維護、修繕及一般改良。
三、公寓大廈及其周圍之安全及環境維護事項。
四、住戶共同事務應興革事項之建議。
五、住戶違規情事之制止及相關資料之提供。
六、住戶違反第六條第一項規定之協調。
七、收益、公共基金及其他經費之收支、保管及運用。
八、規約、會議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、 機械設施、管線圖說、會計憑證、會計帳簿、財務報表、公 共安全檢查及消防安全設備檢修之申報文件、印鑑及有關文 件之保管。
九、管理服務人之委任、僱傭及監督。
十、會計報告、結算報告及其他管理事項之提出及公告。
十一、共用部分、約定共用部分及其附屬設施設備之點收及保 管。
十二、依規定應由管理委員會申報之公共安全檢查與消防安全設 備檢修之申報及改善之執行。 十三、其他依本條例或規約所定事項。』

2.屬區分所有權人會議的授權事項
屬區分所有權人會議權限決策事項,如公共基金的動支、重大修 繕、管理費的調整、公共事務管理辦法的訂定等,雖然不宜授權 予管理委員會,但實務上管理委員會普遍逾越職權,或不自知、 或事後要求區分所有權人會議追認,導致糾紛不斷,所以應將屬 區分所有權人會議權限的授權事項,明訂於規約或組織章程中。
3.屬規約或組織章程的授權事項
依《公寓大廈管理條例施行細則》第 11 條, 「本條例第 36 條所 訂管理委員會之職務,除第 7 款至第 9 款、第 11 款及第 12 款 外,經管理委員會決議或管理負責人以書面授權者,得由管理服 務人執行之。但區分所有權人會議或規約另有規定者,從其規 定。」,所以屬於管理委員會的職務,是否同意委由管理服務人 執行,應條列載明於規約或組織章程中。

(十二)管理委員會之會議規範

1.代理出席
管理委員不克出席管理委員會,委託他人出席,在實務上已非常 普遍,但也常因規約或組織章程中未明訂可否代理,及代理人的 資格標準及限制,而引起諸多爭議,如可否委託與大樓不相關的 人士代理出席會議等。一般較常採用委託其他管理委員出席,或 限制受委託的代理人資格。

例如:
(1)受委託對象限區分所有權人、住戶或候補委員等。
(2)每位受委託人以代理 1 位管理委員為限。
(3)管理委員任期內委託他人出席管理委員會時,以同 1 人為限。
(4)規約範本建議『以書面委託其他管理委員出席,但以 代理 1 名委員為限。』

2.開議及決議額數
管理委員會會議的開議及決議額數,並無法定限制,應由規約或 組織章程訂定。

例如:某社區由三棟大樓組成,每棟大數選任 3 位委員共計 9 位 委員組成管理委員會,其開議及決議額數規定如下:
(1)開議應有過半數以上的委員出席,決議應經出席委員過 半數以上通過。
(2)開議及決議應有每棟至少 1 位委員出席及同意。

3.主席表決權
會議的主席對議案有表決權,但以不參與表決為原則,未參與議 案的表決時,主席的表決權可保留至下列時機才決定行使或不行 使,以作為議案通過與否的裁決:
(1)議案經表決結果贊成及反對同票時。
(2)議案經表決結果贊成及反對僅差 1 票時。
(3)議案通過有特別額數的規定,經表決結果差 1 票時。

4.規約範本建議「管理委員會會議之召開」,規範如下:
(1)主任委員應每2個月召開管理委員會 會議乙次。
(2)管理委員會會議,應由主任委員於開 會前 7 日以書面載明開會內容,通 知各管理委員。
(3)發生重大事故有及時處理之必要,或 經 1/3 以上之委員請求召開管理委 員會會議時,主任委員應儘速召開 臨時管理委員會會議。
(4)管理委員會會議應有過半數以上之 委員出席參加,其討論事項應經出 席委員過半數以上之決議通過。 管理委員因故無法出席管理委員會會議,得以書面委託其他管理委員出席。但以代理 1 名委員為限。
(5)有關管理委員會之會議紀錄,應包括下列內容: A.開會時間、地點。 B.出席人員及列席人員名單。 C.討論事項之經過概要及決議事項內容。
(6)管理委員會會議之決議事項,應作成會議紀錄,由主席簽 名,於會後 15 日內公告之。

(十三)管理委員職缺遞補方式

1.主任委員職缺的遞補 如主任委員的產生方式由管理委員互推 1 人擔任,所以主任委員 職務出缺時,建議由管理委員中重新互推 1 人擔任。主任委員職 缺期間通常由副主任委員代理其職務,亦應於規約或組織章程中 明訂為之。
2.管理委員職缺的遞補
(1)候補委員遞補 訂有候補委員的規定者,由候補委員依序遞補。
(2)選任遞補 未訂有候補委員的規定者,依選任辦法辦理補選,以補足缺 額。
(3)缺額不補 已無候補委員可補缺或不辦理補選,委員可缺額不補,但以 不影響管理委員會議事運作為原則;缺額不補時,管理委員 會會議的開議及決議額數,仍應以足額的委員人數計算。

(十四)管理委員之罷免或解職

1.管理委員之罷免
管理委員當選後如不適任,或其作為不被區分所有權人或住戶接受時,罷免的方式及程序應明訂於規約或組織章程中,以供依循。 實務上在訂定罷免的方式及程序時,採用下列原則:
(1)管理委員罷免權,應與選任的選舉權相 同。如主任委員是由管理委員中推選, 就應由管理委員進行罷免;管理委員若 由各分區分棟分層的區分所有權人選 任產生,就應由該分區分棟分層的區分 所有權人進行罷免。
(2)罷免的成立門檻,應採高標準,通常以 具有罷免權人總數 1/2 以上的額數為 罷免標準,但也有以 2/3 以上或 3/4 以上為準。
(3)罷免方式得以書面連署為之。

2.管理委員之解職
(1)任期屆滿 管理委員任期屆滿未再選任,自任期屆 滿日起,視同解任。
(2)未履行管理委員職務 在實務運作上,為確保管理委員在當選 後能出席管理委員會,正常履行管理委 員的職務,以不負區分所有權人所託,一般在規約或組織章 程中都會針對管理委員的請假、缺席等事項,訂定累計上限 次數,如超過規定時則視同解職。

例如:無故缺席累計兩次,視同辭職;請假或委託他人出席 累計 2 次等同缺席 1 次計算。

(3)職務資格消滅 管理委員選任的資格如有規定,則在任職期間選任的資格消 滅時,則視同解任。 例如:管理委員喪失住戶資格者。