會議規範

(十二)管理委員會之會議規範

1.代理出席
管理委員不克出席管理委員會,委託他人出席,在實務上已非常 普遍,但也常因規約或組織章程中未明訂可否代理,及代理人的 資格標準及限制,而引起諸多爭議,如可否委託與大樓不相關的 人士代理出席會議等。一般較常採用委託其他管理委員出席,或 限制受委託的代理人資格。

例如:
(1)受委託對象限區分所有權人、住戶或候補委員等。
(2)每位受委託人以代理 1 位管理委員為限。
(3)管理委員任期內委託他人出席管理委員會時,以同 1 人為限。
(4)規約範本建議『以書面委託其他管理委員出席,但以 代理 1 名委員為限。』

2.開議及決議額數
管理委員會會議的開議及決議額數,並無法定限制,應由規約或 組織章程訂定。

例如:某社區由三棟大樓組成,每棟大數選任 3 位委員共計 9 位 委員組成管理委員會,其開議及決議額數規定如下:
(1)開議應有過半數以上的委員出席,決議應經出席委員過 半數以上通過。
(2)開議及決議應有每棟至少 1 位委員出席及同意。

3.主席表決權
會議的主席對議案有表決權,但以不參與表決為原則,未參與議 案的表決時,主席的表決權可保留至下列時機才決定行使或不行 使,以作為議案通過與否的裁決:
(1)議案經表決結果贊成及反對同票時。
(2)議案經表決結果贊成及反對僅差 1 票時。
(3)議案通過有特別額數的規定,經表決結果差 1 票時。

4.規約範本建議「管理委員會會議之召開」,規範如下:
(1)主任委員應每2個月召開管理委員會 會議乙次。
(2)管理委員會會議,應由主任委員於開 會前 7 日以書面載明開會內容,通 知各管理委員。
(3)發生重大事故有及時處理之必要,或 經 1/3 以上之委員請求召開管理委 員會會議時,主任委員應儘速召開 臨時管理委員會會議。
(4)管理委員會會議應有過半數以上之 委員出席參加,其討論事項應經出 席委員過半數以上之決議通過。 管理委員因故無法出席管理委員會會議,得以書面委託其他管理委員出席。但以代理 1 名委員為限。
(5)有關管理委員會之會議紀錄,應包括下列內容: A.開會時間、地點。 B.出席人員及列席人員名單。 C.討論事項之經過概要及決議事項內容。
(6)管理委員會會議之決議事項,應作成會議紀錄,由主席簽 名,於會後 15 日內公告之。

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